Nieuws

Verslag Masterclass Financieel-administratieve aspecten

Amersfoort, 7 mei 2019

Ongeveer 60 deelnemers van waterschappen en aanvragers van innovatieprojecten namen deel aan de masterclass financieel-administratieve aspecten POP3. Het doel van de workshop was dat aanvragers van POP3 projecten informatie konden krijgen van en in gesprek konden met de beoordelaars over vragen rond de financiële en administratieve afhandeling van de projecten. Het verbeteren van de kwaliteit van de financieel-administratieve afhandeling heeft voor alle betrokken partijen voordelen:

  • Vermindering van de  administratieve lasten van de aanvrager;
  • Vermindering van de uitvoeringskosten voor de provincies;
  • Tijdige declaratie bij de Europese Commissie.

De uitwisseling vond plaats in vier workshops, waarbij de deelnemers twee workshops konden volgen:

  • Integrale kostensystematiek (IKS) en BTW;
  • Verbondenheid van partijen;
  • Redelijkheid van kosten;
  • Tips en trucs voor betalingsverzoeken.

 

Na een korte plenaire introductie gingen de deelnemers naar de workshops

Workshop Integrale kostensystematie, BTW en verbondenheid van partijen

Bas Schonenberg (RVO.nl) gaf een toelichtende presentatie  op hoe kan worden omgegaan met personele inbreng in het algemeen en de verschillende methodes die er zijn. Om vervolgens meer in te zoomen op de methode integrale kostensystematiek (IKS). Op basis hiervan werden vervolgens specifieke vragen beantwoord en casussen bekeken.

Een van de vragen is hoe omgegaan moet worden bruto jaarloon en IKB (Individueel keuzebudget, toeslag op het loon) regeling. Voor de verantwoording van de subsidie moet de bruto loonkosten exclusief vakantiegeld en bijzondere beloningen worden opgegeven. Hierbij ervaren verschillende waterschappen problemen bij de administratieve verantwoording. Een casus is indien het eerste half jaar wordt gewerkt aan een project, het IKB aan het eind van het jaar wordt uitgekeerd, dit IKB niet terug te vinden is op de loonstrook.  Bij intern  navragen bij RVO.nl of hiervoor een algemene werkwijze bekend is, is het antwoord van RVO.nl:

“Er is (nog) geen brede uitvoeringslijn wat betreft de IKB toeslag en bepaling van het bruto jaarloon. Wel is uit praktijkvoorbeelden gebleken dat uit de salarisstroken van verschillende waterschappen het ‘kale’ bruto loon staat vermeld onder de noemer ‘Comp 5000, Omschrijving Salaris’. Dit bedrag zou gebaseerd zijn op het salaris volgens de loonschaal en trede. Dit betekent dat van het IKB alleen het relevante percentage van de eindejaaruitkering wordt meegenomen waarover vervolgens de 43,5 % voor werkgeverslasten (incl. vakantietoeslag) en 15% voor overhead worden berekend.

Het gaat dus om betaald salaris plus eindejaarsuitkering. Alle overige vergoedingen mogen niet door RVO.nl meegenomen worden. In het geval van IKB gaat het dan om het deel met betrekking tot de eindejaarsuitkering die mag worden meegenomen in de berekening. De levensloopbijdrage en bovenwettelijk verlof mogen niet worden meegenomen. De 8% vakantietoeslag ook niet want die is reeds opgenomen in de opslag van 43,5%. “

Een andere vraag die gesteld werd is, indien het de moeite is om IKS te gebruiken, hoe lang het duurt om IKS aan te vragen? En moet IKS dan vooraf worden aangevraagd of kan dit ook tijdens het proces?

Bij navraag bij RVO kan helaas geen indicatie worden gegeven van de duur van een IKS aanvraag. Dit hangt volledig af van het type organisatie, het type systematiek en de kwaliteit en volledigheid van de aanvraag.

Zie daarnaast de toelichting over IKS op de website van RVO:

“Soms kan het Tarieventeam pas na de subsidieverlening de toetsing van uw kostensystematiek afronden. De hoogte van de maximale subsidie wordt dan onder voorbehoud bepaald. Als daarna blijkt dat uw IKS niet aan de vereisten voldoet, dan zult u moeten kiezen tussen de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek of de vaste-uurtarief-systematiek. In dat geval zal het maximale subsidiebedrag aangepast worden*. De gesubsidieerde activiteiten blijven hetzelfde.”

*Kanttekening hierbij is dat dat een verandering in loonkostensystematiek na verlening bij POP3 het verleende subsidiebedrag niet naar boven bijgesteld kan worden.

Zoals uit de presentatie al blijkt moet er bij de verleningsaanvragen voor EU subsidie (POP3, EFMZV etc.) eigenlijk al sprake zijn van een goedgekeurde IKS. Dus er zal sprake moeten zijn van een ingediende, en door RVO getoetste Eigen Verklaring. Het Rapport van Bevindingen zal beschikbaar moeten zijn en overlegd kunnen worden bij het eerste betalingsverzoek.

Voor nadere vragen over IKS kan contact worden opgenomen met Tarieventeam@rvo.nl

BTW

Over BTW werd vooral meer duidelijkheid gevraagd. Er werd geconstateerd dat er verschillen bestaan tussen de openstellingen van provincies of BTW wel of niet subsidiabel is. Dit wordt als een niet wenselijke situatie gezien. Bij intern navraag bij RVO.nl is de werkwijze als volgt:

Bij het voorbereiden en opstellen van openstellingsbesluiten ligt de definitieve besluitvorming over het wel/niet subsidiabel stellen van BTW bij de provincies. RVO.nl kan hierin wel adviseren en proberen te sturen. Bij de voorbereiding van nieuwe openstellingen kan RVO.nl nog meer proberen om de provincies hierin meer op één lijn te krijgen.

De casus, indien een deel van een project wordt uitgevoerd door een gemeente, hoe omgegaan moet worden met BTW werd door de deelnemers zelf beantwoord.  De gemeente is in deze situatie geen begunstigde van de POP3 subsidie. Ze worden ingehuurd door het waterschap voor bepaalde werkzaamheden. Zij kunnen bij de administratieve verantwoording gezien worden als een derde partij.

 

Verbondenheid van Partijen

Bas Schonenberg gaf een toelichting op de presentatie aan wat is een verbonden partij is, wanneer er sprake is van verbondenheid van partijen en welke regels RVO.nl hanteert. Hij heeft aan de hand van een aantal casussen een verdere toelichting gegeven.

Achtergronddocumenten:

 

Redelijkheid van kosten

Door Bert van Duinen (RVO.nl) is een presentatie  gegeven over de redelijkheid van kosten. De volgende punten zijn aan de orde geweest en tips zijn gegeven:

  • Intellectueel eigendom schuurt met samenwerking voor innovatie: dit moet vooraf heel goed omschrijven worden;
  • Drie offertes is niet verplicht, maar vaak wel het meest simpel. Afwijking is mogelijk, mits onderbouwd;
  • Laat projectennummer of projectnaam op een factuur zetten
  • Het is aan de aanvrager om RVO.nl te overtuigen wat passend, efficiënt en doeltreffend is; probeer daarom als aanvrager aan zet te blijven (dus onderbouw zelf en wacht niet tot RVO.nl vraagt om onderbouwing)
  • Bij twijfel: contact opnemen met RVO.nl
  • Tip aan RVO.nl: actualiseren van het standaard bedrag van € 35 per uur voor een zelfstandige.
  • Gebruik geen cash betalingen.

Workshop Tips en trucs declaraties

In beide workshoprondes is de presentatie [FE(1] van Hadewieg Grit (RVO.nl) als leidraad voor het gesprek gebruikt (zie bijgevoegde presentatie). De vragen uit de zaal zijn mede door Joyce Sponselee (Stimulus) en Frank Molema (SNN) beantwoord. De volgende vragen/opmerkingen zijn in de workshops aan de orde gesteld.

 

Indienen van betalingsverzoeken

  • Bewaar het openstellingsbesluit en de verleningsbeschikking.
  • Gebruik de laatste versie van het Handboek aanvragers en de urenregistratieformulieren.
  • Zorg voor een duidelijke beschrijving van de factuur, beschrijf daarop de relatie met het project.
  • Zorg voor bewijsstukken waar beoordeeld kan worden dat de prestatie is geleverd.
  • Grote documenten kunnen met WeTransfer worden verstuurd. Zorg daarbij voor een goede nummering van de documenten
  • Geef op de factuur duidelijk aan wat het BTW-deel is, als dit aan de orde is.
  • De werkzaamheden moeten voor de einddatum zijn uitgevoerd; de factuur kan na de einddatum worden verstuurd.
  • Door de aanvrager moet aangetoond worden dat de kosten door de aanvrager zijn gemaakt. Een printscreen van het betalingsoverzicht kan ook.
  • Vraag: kan de eigen bijdrage (bijvoorbeeld bij 80% subsidie) geleverd worden door de inzet van uren voor niets geleverd door een leverancier of een adviesbureau? Indien uren voor niets door leverancier worden geleverd, wordt dit beschouwd als korting. Het zijn namelijk geen kosten. Antwoord: hoe eigen bijdrage wordt geregeld maakt niet uit, dat is de verantwoordelijkheid van de aanvrager. 80% van de facturen wordt uitbetaald.
  • Kosten die zijn gemaakt en niet in de beschikking staan: niet indienen.
  • Uitzoekpunt: Is het mogelijk dat ter vervanging van de Batch-lijst bij de waterschappen het hoofd van de Financiële afdeling verklaart dat de kosten betaald zijn in combinatie met uitdraai intern betaalsysteem?

 

Urenregistratie

  • Elke beoordelingsinstantie heeft een format voor de urenregistratie beschikbaar.
  • De urenregistratie dient ingevuld te worden per dag conform format
  • Per formulier kunnen meerdere medewerkers worden opgenomen. Splits het op per kostensoort/werkpakket
  • De urenregistratie dient te worden ondertekend door de leidinggevende die toezicht houdt op de werkzaamheden. Dat kan ook de projectleider zijn. Bij voorkeur binnen een maand laten tekenen.

 

Tijdige afhandeling

  • April 2023 moeten de laatste facturen op zijn laatst binnen zijn, om dit tijdig bij de EU te kunnen declareren.
  • Waterschappen worden verzocht om tussentijds facturen in te dienen, zodat tussentijds voldoende bij de EU kan worden gedeclareerd.
  • Door de aanvragers wordt verzocht om een snellere afhandeling van de declaraties en afgifte van de beschikkingen. Als betalingen laat worden gedaan kunnen bedrijven in financiële moeilijkheden komen
  • Dien wijzigingsverzoeken tijdig in. Bij twijfel neem contact op met de beoordelingsinstantie

 

Sanctiebeleid

  • Hoe zit het met de boeteclausule? Antwoord: In het sanctiebeleid worden door de EU voorwaarden gesteld. Sancties worden alleen opgelegd als er sprake is van een verwijtbare fout, of als niet aan verplichtingen wordt voldaan zoals bijv. indienen voortgangsverslag. Als er een vergissing is gemaakt wordt altijd contact opgenomen met de aanvrager. Bij een fout in de factuur: leg het goed uit. Normaliter is indienen van niet subsidiabele factuur verwijtbaar, tenzij sprake is van kennelijke fout (vergissing).
  • Wat houdt de 10% regeling in. Antwoord: Dit gaat over een verwijtbare fout – niet subsidiabele facturen of uren - bij een betaalverzoek. Kijk altijd goed naar de verleningsbeschikking en naar het Handboek Aanvragers. Neem bij twijfel contact op met de beoordelaar.

 

De deelnemers aan de workshop vragen om:

  • Snellere afhandeling van de declaraties en afgifte van de beschikkingen. Het helpt de beoordelaars als de betalingsverzoeken helder en compleet zijn.
  • Zorg in het volgende programma voor meer uniformiteit wat betreft aanvraagprocedure, voorwaarden en financiële afhandeling.
  • Attendering als er nieuwe versies van het Handboek aanvragers en uren registratieformulieren zijn.
  • Betere bereikbaarheid van de beoordelaars bij RVO.nl -> Telefonische bereikbaarheid RVO.nl:
    • Controleer eerst de verleningsbeschikking. Hier wordt een doorkiesnummer (06-nummer) opgenomen van de contactpersoon bij RVO.nl.  Echter: bij oude beschikkingen is algemeen 088-nummer van klantenservice opgenomen.
    • Indien er geen contactpersoon en doorkiesnummer is opgenomen en de aanvrager wil graag telefonisch contact t.b.v. het indienen van een betaalverzoek/wijziging en dergelijke: mail een verzoek naar: pop3subsidies@rvo.nl. Dan neemt een RVO.nl-beoordelaar contact op. Vermeld in de mail: aanvraagnummer, provincie, korte beschrijving van de vraag.
    • Schriftelijke vragen:  pop3subsidies@rvo.nl.