Workshop Eerste ervaringen met Tenderen

Quote: “De beste projectvoorstellen hoeven niet de beste aanvragen te zijn”

 

Annemiek Nap (Regiebureau POP)

Annemiek Nap vertelt in haar inleiding dat het vanuit de EU een verplichting is om te zorgen dat de beste projecten boven tafel komen. Een goed, maar wel bewerkelijk,  middel daartoe is te tenderen bij een openstelling onder POP3. Er zijn ook andere methoden, deze lijken in de uitvoering nog lastiger.

 

Marjolijn van Stokkom (RVO.nl)

Marjolijn van Stokkom houdt als inhoudsdeskundige een presentatie over wat tenderen precies is en wat er bij komt kijken.

Punten die aan de orde kwamen:

  • Provincies doen de subsidie-openstellingen en moeten zorgen voor een goede tenderprocedure
  • Transparantie is belangrijk: oa in procedure, criteria, scores etc
  • Selectiecriteria moeten aan een voorwaarden voldoen zoals:  vooraf gekend, onderscheidend zijn, zo objectief mogelijk. Voor sommige maatregelen kunnen ze relatief gemakkelijk worden ontwikkeld, voor sommige is het moeilijk.
  • Na sluiting van de tender mag er door aanvragers geen inhoudelijke informatie meer worden toegevoegd aan de aanvraag.
  • De adviescommissie wordt door de provincie (GS) ingesteld. De zaken rond de adviescommissie moeten vooraf goed geregeld zijn: samenstelling, vergoedingen, wat ze precies moeten doen etc.
  • RVO raadt de provincies aan diverse documenten op te stellen, zoals huishoudelijk regelement, beoordelingsmemoranda, geheimhoudingsverklaring en een scoretabel.

 

Dirk-Jan Immenga (provincie Drenthe)

Dirk-Jan Immenga houdt als ervaringsdeskundige  een presentatie over de ervaringen bij de provincie Drenthe.

De belangrijkste punten die aan de orde kwamen:

  • De provincies Friesland, Groningen en Drenthe werken als Landsdeel Noord veel samen. (één uitvoeringsorganisatie, tegelijk openstellen etc.), maar elke provincie stelt zelf de subsidieregelingen open.
  • De noordelijke provincies hebben in de uitvoering gekozen voor de maximale provincie variant.
  • Afhankelijk van de opengestelde POP3 maatregel stelt de provincie een externe of interne adviescommissie in. Indien een interne commissie wordt ingesteld hebben daar  6 personen zitting in: 2 uit elke provincie, met wel een externe voorzitter. De aanvragen van Drenthe worden beoordeeld door de vertegenwoordigers uit de andere noordelijke provincies.
  • Er zijn in Drenthe tot nu toe 6 openstellingen geweest.

 

Ervaringen die hij wil delen zijn:

  • De adviescommissie moet zo snel mogelijk aan de slag na sluiting van de subsidie-openstelling, als er te lang wordt gewacht schiet je gemakkelijk over termijn van afhandeling in.
  • Bij het onderdeel innovatie is vaak onduidelijkheid over de term innovatief. Zijn advies is om voorafgaand aan de openstelling/bij de openstelling heel duidelijk te beschrijven wat je voor ogen hebt.
  • Het opstellen van selectiecriteria is best moeilijk, daarmee heeft de provincie gestoeid.
  • Als je aan de voorkant de zaken goed inregelt: huishoudelijk regelement, beoordelingsmemoranda etc en aangeeft waar de beoordelingscommisie op gaat letten dan kun je er op vertrouwen dat de adviescommissie een goede ranking kan aangeven.
  • Er waren frustraties over het geautomatiseerd systeem van RVO.

 

Doordat de adviesCie tijdens het beoordelingstraject geen extra inhoudelijke informatie mag opvragen bij de aanvragers, kan het voorkomen dat de beste projectvoorstellen toch niet als de beste aanvragen naar boven komen.

De beoordelaars moeten onafhankelijk zijn. Mogelijk kan de onafhankelijkheid nog meer worden geborgd als de ingediende/te beoordelen aanvragen ‘anoniem’ zijn.

 

Vragen/opmerkingen vanuit de zaal:

  • Er is behoefte bij potentiele aanvragers aan een openstellingskalender zodat zij zich tijdig kunnen voorbereiden op de indiening van een subsidie-aanvraag.
    Annemiek Nap geeft aan dat er naar wordt gestreefd om volgend jaar een geschikt document daarvoor te hebben die kan worden gepubliceerd.
  • Mag een project, na afwijzing, bij een volgende openstelling nogmaals worden ingediend. Ja, dit mag, maar dit heeft niet veel zin als de openstelling hetzelfde is en het projectaanvraag ook niet is gewijzigd.
  • Het wordt als lastig ervaren (en daarmee als nadelig voor de aanvrager)  om een project in te dienen als dit een ‘grensoverschrijdend project’ is.
    Annemiek Nap: Er zijn overleggen gaande tussen/met provincies om te kijken of en hoe ze dit kunnen oplossen.
  • Kan de provincie afwijken van het advies van de Cie? Ja, dat kan als het een externe commissie is, maar het is niet de bedoeling om daarvan af te wijken.